Första steget i ansökan är att skicka din idé/ditt förslag till e-tjänstprogrammet. Den ligger till grund för bedömning om projektidén kan gå vidare med ansökan för finansiering från e-tjänstprogrammet. När ett projekt fått gå vidare startar en förstudie för att kunna göra projektansökan och nyttoanalys.
Projektansökan ligger till grund för att fatta beslut om e-projektet ska få gå vidare i projektplanering samt att prioritera den i förhållande till övriga projekt. För att ett projekt ska kvalificera sig för finansiering krävs att det uppfyller ett eller flera av följande målkriterier.
- Öka tillgängligheten till service och information.
- Pedagogiska webbformulär som un¬derlät¬tar arbetet för både handläggare och invånare.
- Invånare och andra intressenter ska få god insyn i hur deras ärenden handläggs.
- Automatiserade interna rutiner ska ersätta manuella arbetsmoment i hand-läggning och administration.
- Sökbarheten av kommunal information ska bli bättre, både för personal och ex-terna intressenter.
- Alla nya digitaliserade processer och ärenden ska kunna diarieföras och slutförva¬ras i ett digitalt arkiv utan manuellt arbete.
Ansökan till e-tjänstprogrammet sker i två steg och kan göras av stadens förvaltningar och bolag.
Förutom målkriterierna ska projektet även uppfylla följande förutsättningar:
- Projektet ska vara ett utvecklingsprojekt med IT som stöd och som ger effektivare externa och interna processer. Nya processer/rutiner som syftar till att ge en bättre service till invånarna utifrån deras behov och effektiviserar verksamheterna.
- Det är viktigt att det vid införande av de nya e-tjänsterna/IT-stödet finns en helhetssyn och att det finns möjligheter till återanvändning av teknik för tjänster som skapas. Resultatet av projektet ska i möjligaste mån kunna användas av andra förvaltningar och bolag inom Stockholms stad.
- Projektet ska kunna följas upp med nyttokalkyl.
Ansökan till e-tjänstprogrammet ligger till grund för att fatta beslut om e-projektet ska få pengar till föreslagen e-tjänst/IT-stöd samt att prioritera e-projektet i förhållande till övriga projekt.
För att kunna fatta beslut krävs en tydlig bild av den totala kostnaden respektive den mätbara nyttan med e-tjänsten/IT-stödet. Dessutom behöver e-projektets realiserbarhet samt risker analyseras.
I ansökan ska beskrivas:
- Bakgrund och nuläge
- Börlägesanalys - vad vill ni uppnå
- Nyttan/effekten av e-tjänsten/IT-stödet och vem som ansvarar för nyttohemtagning
- Omfattning på projektet och återanvändning
- Realiserbarhet
- Kostnader
- Risker
E-tjänstförslagen analyseras utifrån:
- Vilket av kommunfullmäktiges övergripande mål berörs?
- Vilka nämnder berörs?
- Vem ansvarar för e-projektet respektive vilka arbetar tillsammans?
- Vad är "nyttan" för invånarna, företagen osv.?
- Vad är "nyttan" för verksamheten?
- Vilket/vilka målkriterierberörs?
- Vilket är tidsperspektivet?
- Vilken är den ekonomiska nyttan?
- Vilken teknik ska användas och vad är det som är nytt?
- Vilka risker finns och hur hanteras de i e-projektet och av vem?
- Hur ser kopplingen ut till andra berörda eller närliggande verksamheter?
- Helhetsbedömning
Nyttohemtagning
I nyttoanalysen som projekten gör i samband med ansökan uppskattas hur mycket tid som frigörs och ett uppskattat ekonomist värde för den frigjorda tiden. I samband med kommunfullmäktiges budgetbeslut bestäms vad som ska ske med en uppskattade effektivisteringen.
E-tjänstprogrammets arbetsgrupp föreslår om ett projekt ska medges finansiering. Därefter behandlas förslaget av lilla utvecklingsrådet innan stadsledningskontorets ledning föreslår prioritering och beslut fattas.
E-tjänstprogrammets projektledare:
Karin Öhlander karin.ohlander@stockholm.se
Katarina Johansson Tutturen katarina.johansson@stockholm.se
