Deltagare 2017 - klassen andra verksamheter

Enhetens roll är i första hand att stödja fastighetskontorets enhets- och avdelningschefer, så att de i sin tur ska kunna stötta medarbetarna i att ge god service till hyresgäster och stockholmare.

En stödenhet

HR-enhetens målsättning är att vara en professionell stödfunktion som arbetar systematiskt med kvalitetssäkrade processer och dialog. Vi ansvarar bland annat för frågor som rör kompetensförsörjning, rekrytering, ledarskap och arbetsmiljö, men även tolkning av lagar och avtal, förmåner och administration av personalsystem.

Deltagandet i Kvalitetsutmärkelsen ger en genomlysning av verksamheten och är ett sätt för oss att följa upp, för att se att vi gör rätt saker. Många bra diskussioner har uppstått under arbetets gång.

Vårt kvalitetsarbete

God kvalitet för oss är att vi är professionella, konsekventa och levererar stöd till organisationen enligt de lagar, rutiner och policys som finns. Vi har skapat tydligare strukturer för hur vi följer upp kontinuerligt och tar tillvara på synpunkter. Vi har blivit tydligare i organisationen med vårt uppdrag. Vi använder oss av våra kunder, cheferna, för att utvärdera våra insatser och även som referensgrupp när vi utvecklar våra processer. Vi har till exempel arbetat med rekryteringsprocessen för att säkerställa en god kvalitet både utifrån de sökandes perspektiv och utifrån ett kompetensförsörjningsperspektiv.

Framtida utmaningar

Nu har vi fått de viktiga processerna på plats och nästa steg är att utveckla och förfina dem och fortsätta arbetet med att skapa en attraktiv arbetsplats där både ledarskap och medarbetarskap utvecklas.

Vad kan andra lära av er?

Vi har hittat en fungerande mötesstruktur med tid för reflektion där vi sitter ner utan agenda och tänker tillsammans. Vi använder oss även av olika digitala verktyg såsom Trello för att hålla ordning på aktiviteter, OneNote för mötesanteckningar och enkätverktyg för snabb uppföljning. Vi sätter även av tid varje vecka för eget arbete i almanackan då vi tillsammans kan diskutera eller bara få jobba i lugn och ro. Det tar bort en hel del stress.

Kontaktuppgifter

HR-enheten, fastighetskontoret
Hantverkargatan 2, Box 8312, 104 20 Stockholm
Kontakt: Jenny Nielsen
Tel: 08-508 27 096
Mail: jenny.nielsen@stockholm.se

Aim är en plats för unga under 20 år som inte går på gymnasiet eller saknar en gymnasieexamen. Det kallas för kommunens aktivitetsansvar.

Aktivera, inspirera, motivera

Verksamheten syftar till att Aktivera, Inspirera och Motivera unga framåt. En ungdom beskriver: ”Ett underbart ställe där du kan få vägledning och hjälp på traven om du sitter fast eller har hamnat utanför samhället”.

Det finns lika många lösningar som det finns ungdomar. Vi arbetar med individfokus, varje ungdom är unik och får stöd utifrån sina egna förutsättningar. Vi finns kvar så länge ungdomen behöver det. En ungdom uttrycker: ”jag blir sedd och framförallt hörd, det är jag som bestämmer i min egen takt så jag inte blir stressad. Jag får framförallt hopp och bättre självförtroende när jag är här.”

Gemensam plattform

Vi har utvecklat och förfinat vårt relationsskapande arbete som en gemensam plattform för alla besökare på Aim. Samtliga i arbetsgruppen har varit delaktiga i att belysa våra utvecklingsområden som sedan gynnar ungdomarna och deras anhöriga. Vi har även utvecklat vår brukarenkät och genom att svarsfrekvensen ökat avsevärt, har ungdomarna fått större möjlighet att vara delaktiga i utformningen av verksamheten.

Framtida utmaningar

Vi vill utveckla de verktyg vi har för att sammanställa våra resultat och genom strukturerade analyser kunna omvandla dessa till konkreta utvecklingsområden. Vi har ett starkt fokus på utveckling, så vår utmaning blir att förvalta och vårda det som fungerar.

Vad kan andra lära av er?

Aim har en hemtrevlig atmosfär, mysiga lokaler och ett välkomnande bemötande till alla besökare. För att stärka välkomnandet bjuder vi alla på dryck eller frukt. Ungdomar som inte kan komma till oss, kommer vi hem till. Aim har många studiebesök som vill ta del av vår verksamhet, vi delar gärna med oss av våra metoder.

Kontakt

Jobbtorg Fokus unga, Aim, Arbetsmarknadsförvaltningen
Åsögatan 115, 4tr 116 24 Stockholm
Kontakt: Karin Tillhagen, biträdande enhetschef
Tel: 08-508 35 989
E-post: karin.tillhagen@stockholm.se

Fastighetskontoret förvaltar unika fastigheter som är viktiga för boende, verksamma och besökare i Stockholm. Kommunikationsenheten är en stödfunktion som utvecklar chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete.

Utvecklad kommunikationsprocess

Vi har en väl utvecklad kommunikationsprocess som en del av fastighetskontorets ISO-certifierade ledningssystem – något vi är väldigt stolta över. Genom att delta i Kvalitetsutmärkelsen får vi ytterligare en möjlighet att utvärdera, utveckla och förbättra vår process och vårt stöd till chefer och medarbetare.

Bemötande – en viktig kvalitetsaspekt

Hur vi bemöter varandra och de vi är till för, är en av våra viktigaste kvalitetsaspekter. Vi vill att chefer och medarbetare ska vara nöjda med det stöd de har av oss och att det bidrar till att de kan utveckla sitt eget kommunikationsarbete.

Chefer och medarbetare har ökat sin medvetenhet och kunskap om kommunikation och bemötande som en viktig och avgörande framgångsfaktor för verksamheten. Vi märker av en ökad kvalitet och trygghet i kontorets samlade kommunikationsarbete, som främst beror på att allt fler förstår betydelsen av att planera och följa upp sina kommunikationsaktiviteter.

Framtida utmaningar

Vi behöver fortsätta att utveckla vårt stöd till chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete genom daglig coachning och dialog, genom utbildningar, information och stödverktyg. Vi behöver vara modiga och utvärdera oss själva och ompröva gamla invanda arbetssätt. Det är helt avgörande om man vill jobba med ständiga förbättringar.

Vad kan andra lära av er?

Vi delar gärna med oss av vårt sätt att utveckla kvaliteten i chefers och medarbetares kommunikation genom vår kommunikationsprocess, med tydligt beskrivna arbetssätt. Vårt sätt att arbeta fungerar utmärkt för vår lilla enhet och kan skalas upp till stora företag och större kommunikationsavdelningar.

Kontaktuppgifter

Kommunikationsstaben på fastighetskontoret
Hantverkargatan 2, Box 8312, 104 20 Stockholm
Kontakt: Anna Wahlström
Tel: 08-508 26 812
Mail: anna.wahlstrom@stockholm.se

Här får du samhällsvägledning, budget- och skuldrådgivning och konsumentvägledning. Du kan ansöka om bland annat färdtjänst och förskoleplats och lämna in post till stadens förvaltningar.

En dörr till samhället

Medborgarkontoret kan beskrivas som en dörr in mot samhället i allmänhet och till stadens kommunala service i synnerhet. Flera kommunala ärenden kan vi lösa direkt på plats, andra kan vi länka vidare. Mycket populär är vår självhjälpshörna med publika datorer, printer, kopiator och skanner för alla slags ärenden. Kundytan är också utformad för att kunna användas som möteslokal främst kvällstid. Vi har möblerat lokalen som ett medborgartorg där medborgaren ska känna sig välkommen att ta del av samhällsinformation och därmed kunna agera utifrån sina demokratiska rättigheter.

Hjälp till självhjälp

När medborgarna kommer till Medborgarkontoret är det för att de har ärenden som de av någon anledning inte kan lösa själva. Ärendena kan vara av olika slag, men en bra lösning måste alltid innehålla följande komponenter:
- Rätt svar.
- Snabbhet.
- Respektfullt bemötande.
- Medborgaren behåller ansvaret för sitt ärende.

Framtida utmaningar

Vi har fokuserat kundarbetet på hjälp till självhjälp. I det arbetet har olika åsikter ventilerats vilket lämnat ett behov av uppföljning, och kanske påfyllning. Vi är inte färdiga med arbetet i gruppen och vi kommer behöva stärka gruppen för att kunna fortsätta utveckla arbetet mot medborgarna.

Vad kan andra lära av er?

Vi vet att om vi hjälper medborgarna att lära sig ta hand om sina egna ärenden kommer de snabbare bli självständiga och samtidigt känna stolthet över sin egen förmåga. Det tar längre tid i uppstarten men vi ser att det ger mer hållbara resultat i längden.

Vi är också bra på att utnyttja civilsamhällets resurser. Medborgarkontoret har byggt upp en stor kunskap om civilsamhället som kommer väl till pass när samhällets institutioner inte räcker till för medborgarnas behov.

Kontakt

Medborgarkontoret i Spånga-Tensta, Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning
Tenstagången 49, Box 4066, 163 04 Spånga
Kontakt: Emma Delgado Diaz
Tel: 08-508 03 085
E-post: emma.delgado.diaz@stockholm.se

Enheten tillhör avdelning Förskola och Fritid och arbetar på uppdrag av stadsdelens förskolechefer kring barn med svårigheter. Arbetet syftar till att värna alla barns rätt till ett likvärdigt lärande.

Tidiga insatser gör skillnad

Genom verksamhetsstöd för chefer och personal såsom konsultation, handledning och rådgivning arbetar vi processinriktat för att synliggöra och utveckla bland annat förhållningssätt och miljö. Vi arbetar evidensbaserat och preventivt i kunskap om att tidiga insatser gör skillnad för barn.

Deltagandet i Kvalitetsutmärkelsen har synliggjort systematiken i arbetets olika delar, vilket har gett oss nya mål och inspiration till vidareutveckling.

God kvalitet i vår verksamhet

Våra brukare ska vara förvissade om att vi har en uppdaterad kunskap och att vi tagit del av olika influenser. Vi har också flera samarbetsytor som vårdnadshavare, personal, chefer och externa aktörer kan använda för ett gemensamt fokus för barnens bästa.

Kvalitetsarbete har gett förtydligande av den systematiska arbetsgången i ansökningsprocessen om verksamhetsstöd. Utifrån uppföljning och utvärdering lyfts de behov och önskemål som finns på förskolorna och omvandlas till konkreta verktyg, för att hantera situationer i vardagen så att alla barn inkluderas och får samma möjlighet till utveckling och lärande.

Framtida utmaningar

Teamet behöver utökas för en bättre räckvidd i vårt fortsatta preventiva arbete i olika samarbetsformer med exempelvis personal, vårdnadshavare och BVC. Vid utvärdering uppmärksammades stora skillnader i ansökningar gällande pojkar respektive flickor. Vi vill synliggöra att val av strategier och förhållningssätt kan ge konsekvenser som detta.

Vad kan andra lära av er?

Teamarbete gör skillnad. Ett preventivt arbete med kunskapsutveckling i olika former exempelvis handledning, konsultation, rådgivning och föreläsningar ger ett bättre utgångsläge för både barn och personal.

Kontakt

Stödenheten , Farsta stadsdelsförvaltning
Storforsplan 36, 123 22 Farsta 
Kontakt: Elisabeth Jerneke, enhetschef
Tel: 08-508 18 133
E-post: elisabeth.jerneke@stockholm.se

Lokalplanering är Stockholm stads beställarstöd i lokalfrågor. Verksamheten är uppdragsfinansierad och stadens förvaltningar och bolag är kunderna.

Spetskompetens i lokalfrågor

Vårt grunduppdrag är att effektivisera stadens administration och har som mål att stärka staden i rollen som hyresgäst. Det innebär att vi ska stödja förvaltningarna i sitt arbete så att de har de bästa verksamhetslokalerna till en rimlig hyra. Vi har spetskompetens i lokalfrågor och kan stadens verksamheter och organisation och därmed en helhetssyn i arbetet med lokalerna. De som anlitar oss ska känna sig trygga i att vi utför uppdraget på ett korrekt och professionellt sätt. Det är förvaltningarnas och bolagens behov som styr vår verksamhet. Därför har vi som mål att bemanningen ska ge möjlighet till att snabbt kunna ta sig an ett uppdrag.

Struktur i kvalitetsarbetet

Verksamheten har funnits sedan 1980-talet och fördes 2015 till serviceförvaltningen. Sedan dess har ett medvetet kvalitetsarbete pågått. Vi vill pröva detta mot Kvalitetsutmärkelsen och få stöd av återkopplingen. Att delta har gett en bra struktur i kvalitetsarbetet. Vi har därför valt att använda våra interna styrdokument i tävlingsbidraget.

Framtida utmaningar

Den största utmaningen är att hålla en hög kompetens inom vårt verksamhetsområde och därmed vara stadens spetskompetens i lokalfrågor. För detta krävs ständig benchmarking, att hålla sig ajour med förändringar i lagar och regler samt kunskapsöverföring inom gruppen. Ett utvecklingsområde är att göra detta på ett strukturerat och systematiskt sätt.

Vad kan andra lära av er?

Vi är medvetna om att verksamheten är under ständig utveckling och därför måste vi lära av andra. Vårt interna arbetssätt ska bidra till och uppmuntra ständiga förbättringar och förändringar. För att utvecklas besöker vi mässor, deltar på kurser och seminarier och vi träffar även andra kommuner för att lära oss av andras arbetssätt och erfarenheter.

Kontakt

Verksamhetsområde lokalplanering, Serviceförvaltningen
Palmfeltsvägen 5 Box 7005, 121 07 Stockholm
Kontakt: Thomas Lundberg, verksamhetsområdeschef
Tel: 08-508 11 770
E-post: thomas.lundberg@stockholm.se